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Saiba por quanto tempo guardar documentos da empresa


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O prazo de guarda dos documentos decorre do tipo de documento, tributário ou trabalhista, e a norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida [confira nos quadros na pág. 3]. 

Com relação à documentação tributária, quais são os prazos previstos? 

Com relação aos tributos federais, inclusive contribuições previdenciárias, o período fixado está relacionado com o prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN), respectivamente. Decadência é o decurso do prazo de cinco anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário, mediante notificação de lançamento ou auto de infração. Já a prescrição é o decurso do prazo de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo devido, ou seja, prazo para propor a ação de execução fiscal. 

Tais prazos são importantes, pois decorrido o prazo de cinco anos, o crédito tributário será extinto (art. 156, v, do CTN) e, portanto, o Fisco não poderá mais exigi-lo do contribuinte. e com relação aos livros obrigatórios? No que concerne aos livros obrigatórios e aos comprovantes de lançamentos, a legislação também remete aos prazos decadencial e prescricional, conforme segue: 

- O artigo 195, parágrafo único, do CTN, estabelece que livros obrigatórios de escriturações comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição. 

- O artigo 1.194 do Código Civil define que o empresário e a sociedade empresária sejam obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência. 

- O artigo 37 da Lei nº 9.430/1996 impõe que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência. 

Quais as regras com relação aos documentos trabalhistas? 

Os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo de cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho, nos termos do artigo 7º, xxix, da Constituição Federal, e artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Entretanto, considerando que contra o menor de 18 anos não corre prazo prescricional, em atenção ao artigo 440 da CLT, o início da contagem do prazo de guarda deve iniciar quando o trabalhador menor completar 18 anos de idade. 

Como ficam os prazos para o FGTS? 

Com relação ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o artigo 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990 determina o prazo de 30 anos. Já o Supremo Tribunal Federal, última instância do Judiciário, pacificou o entendimento de que tal período é inconstitucional e deve prevalecer o prazo de cinco anos. Sobre esse assunto, seguem abaixo transcrições de decisões que esclarecem o posicionamento dos tribunais superiores: 

- Supremo Tribunal Federal (STF) – repercussão geral Recurso extraordinário. Direito do Trabalho. Fundo de Garantia por Tempo de Servi- ço (FGTS). Cobrança de valores não pagos. Prazo prescricional. Prescrição quinquenal. Art. 7º, xxix, da Constituição. Superação de entendimento anterior sobre prescrição trintenária. Inconstitucionalidade dos arts. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990 e 55 do Regulamento do FGTS aprovado pelo Decreto nº 99.684/1990. Segurança jurídica. Necessidade de modulação dos efeitos da decisão. Art. 27 da Lei nº 9.868/1999. Declara- ção de inconstitucionalidade com efeitos ex nunc. Recurso extraordinário a que se nega provimento. (STF, ARE 709212, relator min. Gilmar Mendes, Tribunal Pleno, julgado em 13/11/2014, acórdão eletrônico repercussão geral – mérito DJe 18/2/2015) 

- Superior Tribunal de Justiça (STJ) Súmula nº 210 – DJ 5/6/1998 A ação de cobrança das contribuições para o FGTS prescreve em trinta (30) anos. 

- Tribunal Superior do Trabalho (TST) Súmula nº 362 – DJ 16/6/2015 fgts. prescrição. 

i. Para os casos em que a ciência da lesão ocorreu a partir de 13.11.2014, é quinquenal a prescrição do direito de reclamar contra o não recolhimento de contribuição para o FGTS, observado o prazo de dois anos após o término do contrato; 

ii. Para os casos em que o prazo prescricional já estava em curso em 13.11.2014, aplica- -se o prazo prescricional que se consumar primeiro: trinta anos, contados do termo inicial, ou cinco anos, a partir de 13.11.2014 (STF-ARE-709212/DF).

Portanto, considerando que a interpretação do STJ é diversa da do STF, recomenda-se a guarda no prazo determinado pela lei, ou seja, durante 30 anos. 

No caso da documentação previdenciária, quais são as normas? 

Com relação a essa documentação, em que pese o artigo 45 da Lei nº 8.212/1991, que estabelecia o prazo decadencial de dez anos, não estar mais em vigor (revogado pela Lei Complementar nº 128/2008), ainda encontramos nas normas previdenciárias prazos de dez anos, conforme será demonstrado a seguir: 

-  Os artigos 103 e 103-A da Lei nº 8.213/1991, que trata dos benefícios da Previdência Social, fixa o prazo de dez anos para o segurado ou beneficiário requerer a revisão do ato de concessão de benefício, bem como o direito da Previdência Social de anular seus atos administrativos. 

- O artigo 225, parágrafos 5º e 22 do Decreto nº 3.048/1999, Regulamento da Previdência Social, estabelece a obrigatoriedade da empresa manter a disposição da fiscalização, durante dez anos, os documentos comprobatórios do cumprimento de suas obrigações legais, inclusive os arquivos digitais do sistema de processamento eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários. 

De olho nas tabelas

Para melhor compreensão do assunto, confira a tabela prática com os principais documentos que o empresário deve manter em seu arquivo, o prazo e o fundamento legal.

Fonte: Tome Nota / Abril 2016



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